在审计实践中，审计人员时常要求被审计单位有关人员对某一审计事项（或经济活动）出具“情况说明”并签字盖章。有些审计人员如获珍宝，以被审计单位“情况说明”为依据，认定完成对该事项的审计，并发表审计评价意见。但是，“情况说明”真的能“说明情况”吗？它是万能的吗？

  笔者认为，“情况说明”不一定可以说明审计事项的真实情况，被审计单位“签字盖章”也不能免除审计人员的审计责任，应予慎用。以下从“情况说明”的使用场景、法理定位、规范运用三个方面做剖析和阐述，以期对审计干部依法审计、合法取证、提质增效、降低风险有所裨益。

  当被审计单位提供历史资料不足，或提供易篡改的电子数据时，面对原始资料不真实、不完整的可能性，为了区分法律责任、明确告知义务、规避审计风险，审计人员往往要求被审计单位出具“情况说明”等书面承诺，保证其履行提供真实、完整资料的义务。

  由于审计人员经常面临被审计单位财务业务资料缺失，证据链条中断，证据间无法相互佐证；或是被审计单位负责人员更迭，无法追究审计事项的经济责任等情况。审计人员通过“情况说明”固化当事人自述记录或第三方证言，帮助其还原历史情景，做出审计分析判断。

  审计人员通过询问，以书面或者口头方式向有关人员了解关于审计事项的信息，可以为审计追查提供线索。通过向与审计事项有关的第三方进行外部调查，核对“情况说明”与其他审计证据相不相符，验证审计判断。

  在审计实践中，“情况说明”往往是事后形成的，是审计人员在实施过程中获取的有关人员口头材料，由于该证据并非由审计人员直接调查获取，而是通过询问的方式向被审计单位内部取得，因此属于从内部间接获取的口头证据。

  《国家审计准则》规定“审计证据是指审计人员获取的能够为审计结论提供较为合理基础的全部事实，包括审计人员调查了解被审计单位及其相关情况和对确定的审计事项做审查所获取的证据。”可见，在国家审计的范畴内，搜集审计证据的核心目标是查清事实，“情况说明”若无法查证属实，则不能当作证据使用。

  针对这样的一种情况，审计人员应进行延伸核实，用大量的外部证据进行佐证，只有这样才可以避免审计人员成为背书人，审计风险才能降到最低，审计项目的质量才能进一步提高。

  即使“千年的账簿会说话”，但是当事人的更迭等因素仍然会为取证定责带来困难。审计人员若完全依赖外部调查等手段，而忽视了内部和间接证据的重要性，就失去了对审计事项画像的有益补充，不仅侧面考察了现任负责人“新官理旧账”的态度和决心，往往也在数据不足的情况下，为审计人员编绘完整历史路线图提供了线索。

  为获取这种有益补充，审计人员应引导被审计单位有关人员在出具的“情况说明”中增加承诺性表述和证明性论述。当事人的充分解释会有意无意地透露蛛丝马迹，审计人员应抓住这一些信息进行逻辑分析和动机分析，进行延伸核实。

  面对复杂多变的经济环境和经济活动，有些审计人员对财务资料的内在涵义看不懂、理还乱，“勒令”被审计单位有关人员一遍又一遍、事无巨细地提供“情况说明”，靠数量来营造一种虚假的证据“充分性”；“简化”取证程序，用被审计单位提供的“情况说明”替代所有审计查证核验手段，毫无“可靠性”；“情况说明”质量参差不齐，甚至和审计事项缺乏“相关性”。

  审计人员应谨慎适用“情况说明”，合理合法地要求被审计单位紧扣审计目标出具“情况说明”。说明应侧重写实，减少主观臆断成分，并签字、盖章加以确认。措辞应得当，表达应清晰，对事物发生的时间、地点、经过、以及造成的影响进行详实描述，客观真实地还原事件情况。

  综上所述，审计证据作为形成审计结论和审计意见的基础，其质量关系到整个审计工作的质量。审计人员应科学、合理地谨慎采用“情况说明”，通过规范的审计程序和手段提高其证据力和证明力，充分的发挥和运用好“情况说明”作为审计参考证据的辅证作用，从而为挖掘审计线索、发现审计问题、实现审计目标和提出审计建议提供相关依据。